Sistema Integrato Segreterie Scolastiche Italiane

Perché il nuovo sistema e quali obiettivi

Il nuovo sistema è stato realizzato con l'intento di superare i forti limiti presenti nei vecchi sistemi legati all'infrastruttura tecnologica utilizzata, legati alla non completa copertura di tutte le operazioni di segreteria scolastica e legati al non diffuso utilizzo di uno strumento che garantisca alle segreterie scolastiche una uniformità di comportamenti e quindi di prodotti ottenuti.

Gli obiettivi primari del nuovo sistema sono :

• Essere uno strumento a reale supporto per tutte le attività inerenti al lavoro della segreteria scolastica;
• Garantire attraverso l'uso del sistema il rispetto delle normative vigenti e garantire uniformità dei comportamenti e dei prodotti ottenuti;
• Garantire l'aggiornamento e l'adeguamento del software in modo tempestivo rispettando i tempi delle variazioni della normativa;
• Garantire il rispetto dell'organizzazione della segreteria consentendo l'utilizzo del sistema per singole aree;
• Garantire la condivisione dei dati tra tutte le aree, gestendo il dato in modo da avere una unica fonte;
• Garantire una postazione lavoro multifunzionale e completa.

 La condivisione delle informazioni

Tutto il sistema è stato progettato e sviluppato in modo da condividere le informazioni tra tutte le aree.

Le aree del sistema

Le aree gestite dal sistema coprono tutte le attività di segreteria scolastica. Per ogni area sono state inserite nuove funzionalità precedentemente non gestite e funzioni legate alle variazioni normative previste dal prossimo anno scolastico legate all'autonomia scolastica, ai nuovi esami di maturità, alla gestione dell'Euro e alla gestione dell'anno 2000. Principale caratteristica del nuovo sistema comune a tutte le aree è l'elevata possibilità di personalizzazione che lo rende estremamente aperto e facilmente modificabile nei parametri principali direttamente dall'utente.

La gestione degli Alunni consente di seguire l'intero iter amministrativo legato alla vita scolastica dell'alunno indipendentemente dall'ordine scolastico di appartenenza. In particolare, oltre alla gestione anagrafica dell'alunno dalla sua iscrizione alla stampa delle pagelle e dei certificati, è prevista anche la gestione degli organi collegiali, degli esami di maturità, delle assenze, di relazioni con organi esterni quali la scuola di provenienza o di destinazione dell'alunno (es.nulla-osta) o comunicazioni al Provveditorato (es. registri esami). L'applicazione interagisce con l'area "Personale" a cui accede per l'associazione del personale docente alle materie/classi/orario.

La gestione dei Libri di testo include tutte le attività legate alla catalogazione e assegnazione dei libri di testo utilizzati dagli alunni durante l'anno scolastico, partendo dalla registrazione fino ad arrivare alle stampe dettagliate in base alle diverse esigenze degli alunni, dei professori o dell'Associazione Editori.

La gestione del Bilancio e Minute spese copre tutte le funzioni di contabilità finanziaria. Partendo dal bilancio di previsione, gestendo impegni e accertamenti, creditori e debitori, ed effettuando i mandati e le reversali si hanno a disposizione in tempo reale la situazione aggiornata di cassa, la situazione finanziaria, i partitari, il giornale di cassa, e la situazione di ogni capitolo e di ogni fornitore; inoltre a chiusura dell'esercizio finanziario utilizzando le informazioni registrate durante l'anno (impegni / accertamenti in conto competenze e resti-pagamenti e riscossioni) vengono prodotti automaticamente tutti i prospetti previsti dalla normativa vigente del Conto Consuntivo. Infine all'apertura del nuovo esercizio finanziario attraverso un'unica funzione vengono creati i codici di bilancio per l'anno successivo e passati tutti gli impegni / accertamenti non completamente pagati/riscossi in conto resti. L'area condivide i dati con l'area "Retributiva" per quanto riguarda la movimentazione automatica dei capitoli riferiti alle retribuzioni del personale supplente temporaneo e con l'area "Magazzino/Inventario" in riferimento al legame tra buono d'ordine, impegno di spesa, capitolo relativo

La gestione del Personale riguarda tutti i dipendenti docenti, ATA e direttivo della scuola.

In particolare consente di rilevare le presenze e le assenze del personale, l'acquisizione delle domande di supplenza e la realizzazione delle relative graduatorie, i conferimenti di supplenza, l'acquisizione e la realizzazione delle graduatorie interne, l'acquisizione delle domande di cessazione, producendo automaticamente i certificati ed i decreti connessi a tali gestioni. Le funzioni si integrano con le informazioni dell'area "Retributiva", per la gestione retributiva e fiscale dei dipendenti; area "Alunni", per la gestione dell'orario di servizio del personale docente; area "Biblioteca", per il prestito dei libri.

La gestione delle Retribuzioni permette di liquidare il personale trattato sia per le competenze fondamentali che accessorie e consente di produrre la documentazione atta ad assolvere gli obblighi di legge connessi. In particolare, consente di calcolare lo stipendio, in maniera individuale o cumulativa, dei supplenti brevi e saltuari sfruttando i dati relativi al servizio ed alle assenze precedentemente inseriti nella gestione del Personale e di calcolare la tredicesima ed il conguaglio spettanti; di calcolare la retribuzione e le eventuali ritenute e detrazioni per il personale docente, non docente e direttivo in relazione alle ferie, ai compensi d'esame, ai corsi, alle indennità di missione ed alle altre voci retributive relative al personale della scuola; di stampare i cedolini relativi a queste competenze con gli importi netti anche in Euro, e di ufficializzarli nel registro stipendi. Consente inoltre la produzione di stampe sintetiche ed analitiche riguardanti le ritenute previdenziali e fiscali, extra erariali e sindacali. Caratteristica dell'area retributiva è l'elevata flessibilità, che consente all'utente di adeguare tempestivamente il funzionamento dell'applicativo a fronte delle frequenti modifiche normative che si verificano nell'area stessa.

La gestione della Biblioteca consente di governare tutte le attività legate alla catalogazione dei volumi e delle riviste e tutte le attività legate al prestito e/o alla consultazione degli stessi. Le funzioni presenti si integrano con l'area "Alunni" e con l'area "Personale" per quanto riguarda l'archivio anagrafico utilizzato per il prestito dei volumi.

La gestione del Magazzino e dell'Inventario permette di governare il complesso delle attività legate all'acquisto di beni durevoli e di facile consumo e all'inventariazione dei soli beni durevoli.

Alcuni cenni tecnici

Il sistema è stato realizzato con una nuova interfaccia grafica per essere utilizzato nell'ambiente operativo Windows 95 in un'architettura di tipo client/server con un nuovo database che garantisce una più veloce gestione e reperibilità dei dati e una possibilità di gestione fino a 10 utenti. Il sistema sarà distribuito insieme a nuove postazioni di lavoro destinate alle segreterie scolastiche.

Il recupero dei dati già presenti

Insieme al nuovo sistema sarà fornito un software che permetterà il recupero delle informazioni già presenti negli archivi . Il sistema consentirà per le applicazioni SIMPI di esportare i dati dalla vecchia postazione di lavoro alla nuova.

La formazione

E' previsto un addestramento su tutte le aree del sistema per il personale di segreteria coinvolto.

 
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