Oggetto: Innovazione tecnologica: protocollo informatico e gestione documentale. Protocollo di intesa MIUR - Centro tecnico del 16 ottobre 2003, per la cessione a titolo gratuito e non esclusivo, da parte del Centro Tecnico al M.I.U.R., di un programma applicativo di supporto alle attività di protocollo informatico e gestione dei flussi documentali.

In attuazione al piano delle attività concernenti l'innovazione tecnologica di questo Ministero, si fa seguito alla nota di questo Servizio n. 1208 del 24 marzo 2003 concernente l'utilizzo della "posta elettronica" e si comunica che in data 16 ottobre u.s. è stato sottoscritto il protocollo d'intesa di cui all'oggetto.

Tale iniziativa rappresenta il presupposto "tecnico" necessario per ottemperare a quanto previsto dal Testo Unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, emanato con D.P.R. 28 dicembre 2000 n. 445: "Realizzazione sistema di protocollo informatico e gestione dei flussi documentali", con particolare riferimento:

 

• agli articoli 55 e 56, i quali individuano le informazioni necessarie (cd. "nucleo minimo") per la tenuta del sistema di gestione del protocollo informatico e dei procedimenti amministrativi da parte delle pubbliche amministrazioni (specificate nell'art. 1, comma 2, del Titolo I del D.Lgs 30 marzo 2001, n. 165);
• all'art. 50, il quale fissa al 1° gennaio 2004, il termine entro cui dovranno essere realizzati.

Al riguardo, appare utile, altresì, richiamare la Direttiva del 9 dicembre 2002 emanata dal Ministro per l'innovazione tecnologica recante: "Trasparenza dell'azione amministrativa e gestione elettronica dei flussi documentali".

In concreto, l'attuazione del trasparenza dà origine, pertanto, alla necessità di sostituire l'attuale sistema di tracciamento del flusso documentale (manuale ovvero automatico ma non conforme alla norma) con un sistema integrato più evoluto e funzionale alle esigenze dell'amministrazione, indispensabile per migliorare l'azione amministrativa in termini di efficienza interna, economicità e trasparenza. Ciò nel rispetto delle disposizioni contenute nel quadro complessivo di riferimento normativo.

Sul piano operativo, si ritiene opportuno sottolineare che l'avvio di un programma di informatizzazione del protocollo non può essere ridotto ad una questione di introduzione di tecnologia. Al contrario, l'utilizzo dei nuovi strumenti tecnologici può portare ai risultati finali attesi solo se coniugata ad un significativo intervento organizzativo.

Infatti, la normativa esistente prevede che - in ciascuna struttura interessata (Area Organizzativa Omogenea) - vengano realizzate "attività propedeutiche di natura organizzativa" (es.: analisi organizzativa; titolario; manuale di gestione; coinvolgimento del personale; formazione/informazione; ecc.).

Per l'attuazione di tali attività presso le strutture dell'amministrazione centrale e periferica del M.I.U.R., questo Servizio è disponibile a fornire subito la propria collaborazione in termini di consulenza e di formazione, allo scopo di contribuire a creare tutte le "condizioni organizzative" necessarie per la successiva istallazione della relativa procedura automatica. Si rimane, pertanto, a disposizione, per raccogliere e dare seguito ad eventuali istanze di adesione e di collaborazione da parte dei Responsabili delle suddette strutture, i quali avranno cura di comunicare, contestualmente, i nominativi dei propri "Referenti" (un Dirigente ed il Responsabile dell'archivio). A tal fine potrà essere utilizzato l'indirizzo di posta elettronica protocollo.informatico@istruzione.it il cui destinatario è il Dott. Francesco Mercurio, Dirigente di questo Servizio e Responsabile del Progetto "Protocollo informatico e gestione documentale nel M.I.U.R.".

Per ciò che attiene, invece, alle istituzioni scolastiche, sono in corso le attività di analisi tecnica allo scopo di mettere anche a loro disposizione, gratuitamente, l'applicazione di cui trattasi, ovviamente, lasciando - nel pieno rispetto della loro autonomia - la scelta di aderire o meno all'iniziativa in questione. Alle istituzioni scolastiche che vi aderiranno verranno fornite le necessarie istruzioni operative per l'utilizzo dell'applicazione.

Infine, allo scopo di facilitare l'avvio e rendere efficace la realizzazione delle attività organizzative e tecniche sopracitate, necessarie per il raggiungimento degli obiettivi indicati in premessa, si comunica che è imminente l'apertura di un'apposita sezione "Protocollo informatico" nella rete Intranet di questo Ministero.

Si ringrazia per la collaborazione.